In stap 1[1] heb je een heldere omschrijving gemaakt van het project of de onderneming waarvoor je geld nodig hebt. Dat helpt je niet alleen om je donateurs te overtuigen. Het helpt je ook om te bepalen welke stappen je moet zetten om je project te realiseren.

Hoe je stappenplan eruit ziet, hangt af van wat je wil bereiken. Belangrijk is dat je de verschillende stappen samen toetst op haalbaarheid:

• Kun je je doelstelling via deze stappen realiseren?
• Binnen een redelijke termijn?
• Met de daarvoor beschikbare mensen?

Omschrijf je doelen zo dat je achteraf goed kunt evalueren[2] of je project geslaagd is.

• Je vraagt andere mensen om geld voor je project, dus zorg dat je goed weet hoe je het gaat uitvoeren.
• Een goede planning helpt je om je actie gericht en binnen de tijdslimieten uit te voeren.

Aan alle stappen naar je doel hangt een prijskaartje: neem die op in je begroting. Met een goed overzicht van verwachte uitgaven en inkomsten kun je de financiële haalbaarheid van je project, je creatie of je onderneming beoordelen. Zo nodig kun je nog bijsturen.

Reken bij de uitgaven niet alleen de kosten van het realiseren van het doel zelf, maar ook de kosten voor je crowdfundingsactie: de communicatie, de eventuele afdracht aan het crowdfundingsplatform[4] en de kosten van tegenprestaties.

Schat de kostprijs van je plannen zo precies mogelijk in. Je mag volgens de ethische code van de Vereniging voor Ethiek van de Fondsenwerving in België[5] namelijk de donaties alleen inzetten voor het doel dat je vermeld hebt bij je inzameling.

Je weet wat je project gaat kosten. Bepaal nu het bedrag dat je wil verwerven. Er zijn verschillende modellen:

• Het hele bedrag laten sponsoren
• Alleen fondsen werven voor het deel waar je eigen middelen tekort schieten (het gat in je begroting, zeg maar)

Splits je project eventueel op in deelprojecten, zodat je altijd iets kan realiseren als je het hele bedrag niet haalt. Communiceer daar ook duidelijk over.

Bekijk of het bedrag dat je wil bijeenbrengen haalbaar is met de donateurs die je voor ogen hebt: je eigen netwerk en de nieuwe gevers die je wil bereiken.

• Leg de lat niet te hoog en vraag niet te veel, zeker niet bij je eerste project.
• Een korte actie levert vaak meer op dan een met een lange looptijd.

Crowdfunden is mensen aan je binden. Bedenk dus op voorhand hoe. Het minste dat je kunt doen is:

• Je gevers bedanken
• Hen op de hoogte houden van de uitvoering van je project
• Ze een voorproefje geven van je creatie

De grens tussen een bedankje en een tegenprestatie is vaag. Er zijn allerlei manieren om schenkers iets terug te geven: materieel (een exemplaar van je nieuwe boek) en immaterieel (zoals een blik achter de schermen van je project).

Bedenk wat je wil terugdoen voor welk bedrag: voor grotere bedragen krijgt een gever meer terug dan voor kleinere. Neem eventuele kosten ook mee op in je begroting.

• Maak eenvoudige returnformules, waarbij heel duidelijk is wat mensen terugkrijgen voor een bepaald bedrag.
• Als je donateurs een fiscaal attest geeft, mag je geen andere return geven. Hen bedanken en met hen blijven communiceren mag natuurlijk wel.

Crowdfunding werkt doordat je veel mensen betrekt bij je project via het internet. Een gespecialiseerd platform, dat je ondersteunt om je actie te voeren, helpt je daarbij.

Het platform dat je kiest hangt af van het soort project dat je wilt crowdfunden. Let bij je keuze zeker hierop:

• De ondersteuning die het platform je biedt
• De kosten van het platform
• De aard van het platform: staan er allerlei projecten op of is het specifiek voor culturele projecten?
• De standplaats: is het een buitenlands of een Belgisch platform?
• Het netwerk dat het platform zelf al heeft opgebouwd
• De resultaten van andere projecten op het platform

Hoe kies je een platform? (Dossier Crowdfunding)[6]

Bepaal de looptijd van je wervingsactie. Die is afhankelijk van je doelbedrag, het soort project of creatie en het moment waarop je het geld nodig hebt. Een crowdfundingsactie heeft een duidelijk begin en eind, en die liggen niet ver uit elkaar. Meestal duurt een actie twee tot drie maanden.

Je timing is heel belangrijk. Een strakke timing geeft een gevoel van urgentie: het is nu doneren of nooit. Laat dus geen tijd verloren gaan en zorg voor een strakke, maar realistische planning van je campagne. Timing is ook een interne stimulans: het is hard werken, maar je weet van bij de start dat het einde in zicht is.

• Bouw spanning op in je communicatie.
• Zet je plan in een tijdschema en gebruik dat als leidraad bij je campagne.

Het succes van je actie hangt af van je communicatie. Alleen als je voldoende mensen weet te overtuigen zal je het streefbedrag halen.

Een actie loopt maar beperkte tijd. Die tijd moet je goed gebruiken. Een communicatieplan is daarbij je leidraad. Het geeft antwoord op deze vragen:

• Wie wil je bereiken? Wat zijn je doelgroepen?
• Op welke manier spreek je potentiële gevers aan? Wat zijn je communicatiemiddelen en -kanalen?
• Wat is de timing van je communicatieacties?

Een vuistregel: hoe directer en persoonlijker het contact, hoe groter het effect. Maar mensen persoonlijk aanspreken is tijdrovend. Maak daarom gebruik van het sneeuwbaleffect. Spreek eerst je trouwe supporters aan. Zij kunnen jouw verhaal weer doorgeven en fungeren zo als ambassadeurs van je project.

In je campagne begin je dus altijd bij de eerste cirkel van doelgroepen: mensen die dichtbij je staan. Dan breid je uit naar de tweede: groepen die verder weg staan. De derde cirkel is de grootste uitdaging: hoe spreek je mensen aan die je nog niet kennen? En hoe trek je ook hen over de streep om geld te geven?

• Schrijf je vriendenkring en partners persoonlijk aan per brief of mail.
• Organiseer een lanceerevenement en geef daar informatie over het doel van je actie en over de mogelijkheden om geld te geven.
• Breng je boodschap via verschillende media. Zo spreid je het effect en verhoog je de kans dat mensen ermee in aanraking komen.
• Zorg dat ook iedereen in je organisatie op de hoogte is van het verloop van je project en je communicatieacties.

Sjabloon communicatieplan (Federale overheid)[7]

Sjabloon communicatieplan (Vlaamse overheid)[8]

Handleiding communicatieplan (CultuurNet Vlaanderen)[9]

Handleiding communiceren met pers en media (CultuurNet Vlaanderen)[10]